• Запитання — відповідь

Як узяти довідку про трудовий стаж

«Виникла необхідність узяти в архіві довідку про трудовий стаж. Як це правильно зробити? Скільки коштуватиме така послуга?»

Віталій МАРЧУК.

с. Мирне

Бориспільського району

Київської області.

ПЕРЕДУСІМ про «скільки коштуватиме». Видача архівних довідок, необхідних для подання в органи соціального захисту, довідок для судів, правоохоронних та органів державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, документи яких передано на зберігання, здійснюється безоплатно (Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Мін’юсту від 8 квітня 2013 року №656/5).

Що необхідно вказати в запиті до архіву?

У НЬОМУ має бути зазначено найменування організації, її місцезнаходження (для юрособи), прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (для фізособи), тема (суть запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.

За результатами розгляду таких запитів надсилаються інформаційні документи, які не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без дозволу архіву, що надав інформаційні документи, або Державної архівної служби.

Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні, під опікою або піклуванням, його померлих дружини чи чоловіка, близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

У який термін запит має бути розглянутий?

УСІ ЗАПИТИ, за винятком анонімних, що надійшли до архіву (поштою, електронною поштою, під час особистого прийому), обов’язково розглядаються. Про прийняття запиту до розгляду або вмотивовану відмову в цьому інформують заявника. Строк виконання запиту — до 30 днів із моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками) — 15 днів. Строки може бути подовжено за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника, але не більш як до 45 днів.

Архівні довідки, копії і витяги видають заявнику в разі його особистого звернення до архіву — за пред’явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, а уповноваженій заявником особі — за наявності оформленої в законодавчому порядку довіреності.

Архівні довідки, копії і витяги надсилають заявнику простим поштовим відправленням.

Правилами роботи архівних установ України у підпункті 4.2.7 пункту 4 розділу VI встановлено, що до архіву можуть надходити запити, що не відповідають його профілю і передбачають пересилання за місцем зберігання витребуваних документів або надання відомством відповідних рекомендацій заявникові. Непрофільний запит впродовж п’яти днів із дати його реєстрації в архіві пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.

Як оформляються довідки про підтвердження трудового стажу?

АРХІВНІ довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який містять документи архіву. При цьому зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на ній. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.

Підставою для оформлення архівної довідки про підтвердження трудового стажу є накази (за відсутності наказів з особового складу можуть бути використані накази з основної діяльності), особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять дані про періоди роботи.

Наявні в особових справах аркуші з обліку кадрів, анкети, автобіографії, власноручно заповнені фізичною особою, на яких відсутні відмітки відділу кадрів про перевірку наведених у них відомостей за оригіналами відповідних документів, не можуть бути підставою для оформлення архівних довідок про підтвердження трудового стажу.

До архівної довідки для призначення пенсії або її перерахунку включаються відомості, визначені Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року №22-1.

Підготувала
Лариса ПИЛИПЕНКО.